Workflow-Automatisierung treibt die Zukunft des Drucks voran

Seit mehr als 60 Jahren beschäftigen wir uns mit datengesteuerter Workflow-Automatisierung. Sie soll die Effizienz steigern, Kosten senken, dem Fachkräftemangel entgegenwirken und die Rentabilität erhöhen. In diesem Jahrhundert haben wir die Schlagzahl erhöht, unter dem Namen Industrie 4.0 die vierte industrielle Revolution losgetreten sowie den Wert und die Bedeutung der Workflow-Automatisierung in der Druckproduktion unter Beweis gestellt. Effektive, skalierbare, automatisierte Workflows, die bereits vor dem Auftragseingang ansetzen, bringen gleich mehrere Vorteile mit sich: Mit ihnen sind Druckdienstleister dem Druck steigender Papier- und Verbrauchsmaterialkosten, der Forderung nach kürzeren Durchlaufzeiten, den Herausforderungen im Personalbereich und der Anforderung gewachsen, sowohl sehr große als auch sehr kleine Auflagen produzieren zu können.

Automatisierte Workflows werden das Herzstück künftiger Produktionsprozesse sein. Und ihre Ergebnisse können für die Druckproduktion gravierende Folgen haben. In der Druckindustrie verstehen wir unter dem Begriff „Workflow“ alle definierten, dokumentierten, wiederholbaren und überprüfbaren Regeln, Protokolle und Prozesse. In Druckunternehmen gibt es viele Arbeitsabläufe – angefangen bei den im direkten Kundenkontakt stehenden Arbeitsbereichen (Front Office) und den administrativen/organisatorischen Arbeiten (Back Office) über die Produktion bis hin zur Auslieferung bzw. zur Logistik. Mit jedem Verkauf von Produkten oder Services werden ein oder mehrere Routineabläufe in Gang gesetzt: bei den Verkaufsgesprächen, in der Kalkulation, in der Vertragsgestaltung, im Auftragseingang sowie in der Arbeitsvorbereitung, der Produktion, der Auslieferung und der Rechnungsstellung.

Angefangen bei der Auftragserteilung und der Übermittlung der Auftragsdaten bis hin zur Auslieferung, dem Schließen der Auftragstaschen in der Produktion und der Übergabe an die Buchhaltung beinhaltet jeder Prozessschritt ein gewisses Risiko: Überall kann es zu Engpässen kommen, die die Abläufe beeinträchtigen, Zeit kosten und zu Lasten der Rentabilität gehen. Automatisierungswerkzeuge hingegen optimieren und straffen die Arbeitsabläufe in der Druckproduktion. Sie erhöhen die Effizienz. Und sie verbessern die Skalierbarkeit sowie die Umsatzrentabilität.

Zehn Schritte zur Automatisierung

Der Markt für Workflow-Automatisierung ist aktuell sehr breit aufgestellt. Es gibt Tools für Druckdienstleister jeder Größenordnung und für jedes Marktsegment. Druckereien sollten die Suche nach der am besten geeigneten Lösung damit beginnen, dass sie sich die erforderliche Zeit nehmen, die Möglichkeiten der Software zu prüfen, die für ihre Marktsegmente verfügbar ist. Viele Tools sind so konzipiert, dass sie die Anforderungen mehrerer Drucktechnologien und Produkte abdecken. Doch vor dem Software-Kauf sollten sich Druckdienstleister ein genaues Bild davon verschaffen, wo sie mit ihren Workflows heute stehen.

Der erste Schritt ist eine realistische Prozessanalyse:

1. Auflistung der Produktionsprozesse und der mit ihnen zusammenhängenden Arbeitsabläufe. Werden viele verschiedene Druckerzeugnisse produziert, sollten die Workflows für die einzelnen Produkte identifiziert werden. Sind bereits einige oder alle Arbeitsabläufe automatisiert? Wenn ja, sollte das in der Auflistung dokumentiert werden.
2. Wer ist für die Strukturen der einzelnen Prozesse verantwortlich?
3. Wer ist dafür verantwortlich, Engpässe in den einzelnen Arbeitsabläufen zu beheben?
4. Wo überschneiden sich die Workflows?
5. Welche Regeln gelten für die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Produktion?
6. Welche Regeln gelten für die Zusammenarbeit zwischen den Servicetechnikern und der Produktion?
7. Wer kommuniziert mit den Kunden, sollte es Probleme mit deren eingehenden Dateien geben?
8. Wie werden Änderungswünsche behandelt?
9. Wie werden Korrekturabzüge und Freigaben abgewickelt? Wer überwacht sie?
10. Wie wird die Buchhaltung über nachträgliche Auftragsänderungen und die finalen Auftragskosten informiert?

Eventuell sollten weitere Posten in die Analyse aufgenommen werden: Wo entstehen selten Engpässe und wo geschieht das häufiger? In diese Betrachtung sollten auch die Mitarbeitenden und Technologien einbezogen werden, die an den Prozessen beteiligt sind. Liefern alle Automatisierungsmaßnahmen noch die erwarteten Ergebnisse? Auch diese Frage ist zu beantworten.

Automatisieren, um Störungen im Prozess zu beseitigen

Vor allem drei Gründe sprechen dafür, Zeit und Geld in die Implementierung und Optimierung der Automatisierung zu investieren:

1. Verkürzter Zeitaufwand im Auftragseingang: Sucht man im Internet nach dem Thema Auftragseingang in der Druckproduktion, poppen dutzende Leitfäden auf – sogar auf Web-to-Production- und anderen digitalen Portalen. Bei der Workflow-Analyse sollten verschiedene Aufträge betrachtet werden – von der Auftragsannahme bis zur Übergabe der Aufträge in die Produktion. Dabei sollten die Zeiten und die Zahl der Arbeitsschritte erfasst werden. Wie viele Schleifen gibt es? Wird überall nach denselben Regeln gearbeitet? Oder haben alle Mitarbeitenden ihre eigenen?
2. Minimierte Vorlaufzeiten bis zum Produktionsbeginn: Wie viel Zeit und Aufwand beansprucht die Arbeitsvorbereitung bis zur Übergabe der Aufträge in die Produktion? Wie viele Schleifen, Verzögerungen und Nacharbeiten gibt es hier? Fehler und Missverständnisse gehen zu Lasten der Rentabilität. Deshalb ist die Workflow-Automatisierung gerade auch hier kaum mit Gold aufzuwiegen.
3. Kürzere Produktionszeiten: Die Rezeptur für kurze Produktionszeiten umfasst nicht nur Zeitaspekte, sondern auch die Mitarbeitenden und die Aufgaben. Hier gilt es, die manuellen Schritte und die Schleifen innerhalb dieser Arbeiten zu ermitteln, die die Produktionszeiten verlängern. Wie viele Werkzeuge werden offiziell und wie viele im Verborgenen genutzt?
Diese drei Verbesserungen minimieren den Abfall, sie reduzieren die Zahl der Lieferverzögerungen, sie erhöhen die Effizienz in der Produktion und sie verbessern die Rentabilität.

Menschen verursachen Störungen

Die Druckindustrie bemüht sich, mehr Auszubildende für die Branche zu gewinnen. Und sie sucht nach Wegen, Berufsanfängerinnen, Berufsanfänger und Arbeitskräfte, die neue Positionen übernehmen wollen, effizienter zu schulen. Gleichzeitig gehört es zum Alltag, dass Mitarbeitende Fehler machen und so Störungen in den Arbeitsabläufen auslösen. Das kann dazu führen, dass bei Aufträgen nachgebessert oder diese neu produziert werden müssen, angepasste Spezifikationen unberücksichtigt bleiben oder Preise falsch kalkuliert werden. Auch viele kleinere Fehler über den Produktionsprozess hinweg können zu Lasten der Rentabilität gehen. Menschliche Arbeit ist instabil. Menschen mögen gute Teamleiter oder begeisterte Mitarbeitende sein. Doch sie sind keine Roboter, die Tag für Tag die gleichen Aufgaben mit der gleichen Genauigkeit ausführen. Aber genau diese werden gebraucht: Software-Roboter, die Aufgaben wiederholbar, kontrolliert und fehlerfrei ausführen.

Druckdienstleister sollten ihre Daten nutzen, um zu verstehen, bei welchen Aufgaben ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie viel Zeit verbringen und wie viele Schleifen sie drehen. In den wenigsten Unternehmen werden die Arbeitszeiten minutengenau erfasst. Eine kurze Befragung könnte Aufschluss darüber geben, welche Arbeiten über den Tag hinweg am meisten Zeit beanspruchen und was Unzufriedenheit verursacht. Erfasst werden sollte darüber hinaus, wie oft Aufträge „angefasst“ werden, bis die Auftragsdaten in der Produktion ankommen. Wie viel Zeit verbringen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der Prüfung von Lagerbeständen, mit der Kontrolle der Druckdaten, der Suche nach fehlenden Elementen, dem Farbmanagement oder der Klärung von Fragen zur Veredelung – per E-Mails, Textnachrichten, Telefonaten und Chats? Mit automatisierten Prozessen gewinnen Druckdienstleister einen Großteil dieser Zeit zurück. Ihre Mitarbeitenden können sich wichtigeren Aufgaben widmen.

Papier und Verbrauchsmaterialien können Arbeitsabläufe stören

Papier, Folien, Vinyl und die vielen speziellen Bedruckstoffe, die Druckdienstleister je nachdem lagern, sowie die vielen für die Druckprozesse benötigten Verbrauchsmaterialien wie Druckfarben, Toner, Löse- und Reinigungsmittel stellen Reibungspunkte dar. Aber auch hier kann die Automatisierung wie ein „Schmiermittel“ wirken.

Druckdienstleister sollten ihre gesamten Lagerbestände erfassen und analysieren, wie oft sie Nachschub bestellen. Werden Lagerverwaltungssysteme genutzt? Oder werden die Bestände nach wie vor manuell in Tabellen erfasst und mit diesen verwaltet? Es lohnt zu prüfen, welche Artikel überdurchschnittlich lange auf Lager liegen und was regelmäßig nachbestellt wird. Indem sie ihr Bestellwesen mit einem Lagerverwaltungssystem auf Basis der ermittelten Nachschubmengen automatisieren und die Bestände anhand der gelieferten Produkte aktualisieren, können Druckdienstleister ihre Materialverwaltung vereinfachen.

Damit nicht genug: Die Integration des Bestellwesens mit den Programmen, mit denen Kostenvoranschläge kalkuliert und Angebote erstellt werden, stellt sicher, dass stets die für die Produktion benötigten Materialien vorhanden sind. Die Lagerhaltung gewinnt an Effizienz.

Automatisierung für reibungslose Arbeitsabläufe

Wollen Druckdienstleister zukunftsfähig bleiben, müssen sie alle ihre Prozesse effizient gestalten und optimieren. Mit manuellen Prozessen vermischte Automatisierungsinseln (automatisierte Arbeitsschritte) sind nicht die beste Lösung. Der Königsweg ist vielmehr eine durchgängige Automatisierung aller Arbeitsschritte. Getreu dem Motto: „Crawl-Walk-Run“ (kriechen, gehen, rennen)!

Wo in Produktionsprozessen automatisierte Inseln vorhanden sind, sollten die hier genutzten Tools zunächst analysiert werden. Gleiches gilt für die manuellen Prozesse zwischen ihnen. Die hier installierten Software-Lösungen sollten dahingehend geprüft werden, welche Optionen sie für die Integration mit den anderen eingesetzten Tools bieten, um eine durchgängige Automatisierung zu erreichen?

Der Zeitaufwand in Auftragsannahme, Druckvorstufe, Produktion und Auslieferung – alles gehört auf den Prüfstand. Anthony Thirlby, Inhaber der Venn Holding in Belgien, teilt die Daten zur Produktivität des Unternehmens auf LinkedIn: (https://uk.linkedin.com/company/venn-holdings-limited) Demnach beanspruchen die Kalkulation, die Auftragsverwaltung und die Terminplanung 55 % der gesamten Auftragsdurchlaufzeit. Wer sich in der „Kriech-Phase“ (Crawl Phase) auf diese Bereiche konzentriert, kann wiederholbare Resultate erzielen und Zeit in Größenordnungen von Minuten bis Stunden einsparen – und so seine Rentabilität verbessern.

Auch Druckdienstleister, die bereits Web-to-Production-Portale oder „digitale Schaufenster“ nutzen, sollten prüfen, ob diese Lösungen nach wie vor funktionieren – oder ob sie einen Feinschliff benötigen. Prima, wenn die Aufträge nach dem Eingang nahtlos in die Druckvorstufe und die Produktion fließen! Drehen sie im Unternehmen aber noch Schleifen und existieren nach wie vor Flaschenhälse, sollte geprüft werden, wie diese Werkzeuge eingesetzt werden und wie die Probleme ausgemerzt werden können.

Wo Druckaufträge noch manuell über Hotfolder oder E-Mails einfließen, sollte diese Vorgehensweise jetzt beendet werden. Hier müsste die „Kriech-Phase“ genutzt werden, ein Anforderungs- und Spezifikationsprotokoll als Basis für eine automatisierte Auftragsannahme zu entwickeln. Diese spart Zeit, sorgt für Konsistenz und erhöht die Effizienz – und sie lässt Mitarbeitenden Zeit für wichtigere Aufgaben.

Nach der automatisierten Auftragsannahme sollte ein automatisierter Freigabeprozess folgen, der auch die Änderungswünsche der Kunden und ihre Bearbeitung umfasst – und der den Prozess abschließt. Jetzt müsste noch eine Kontrolle eingebaut werden, dass alle Aufträge einschließlich der Änderungsanfragen abgerechnet werden, und die Rabattrichtlinien festgelegt werden. Zudem sollten die Produktionsdaten genutzt werden, um die Preisgestaltung aktuell zu halten. Haben Druckdienstleister schließlich alle Arbeitsschritte miteinander vernetzt und fließen die Daten zwischen ihnen, haben sie sich dafür fit gemacht, „rennen“ zu können. Der Aufbau durchgängiger Prozesse kann zwei Jahre beanspruchen. Aber mit jedem weiteren Arbeitsschritt, der automatisiert wird, verbessert sich die Effizienz.

Was bringt die Automatisierung mit sich?

Automatisierung ist kein Hexenwerk. Sie braucht eine klar definierte, transparente Planung. Und sie setzt die Unterstützung seitens der Geschäftsführung sowie eine Team-Leitung voraus. Sie ist teils Kunstwerk, teils Wissenschaft. Automatisierung bedeutet aber auch, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Angst vor Arbeitsplatzverlusten zu nehmen. Zudem erfordert sie die Kommunikation mit verschiedenen Software-Herstellern. Doch sobald Druckdienstleister ihre aktuellen Prozesse analysiert und die erforderlichen Gespräche geführt haben, können unter anderem die daraus resultierende Verminderung des Abfalls, die höhere Effizienz in der Produktion und die verbesserte Kundenzufriedenheit den Kurs von Unternehmen grundlegend verändern.

Wie lassen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der Notwendigkeit der Automatisierung überzeugen? Hier sind die wichtigsten Argumente:

Manuelle und sich wiederholende Arbeitsschritte werden eliminiert: In automatisierten Prozessen fallen Routineaufgaben und die mit ihnen verbundenen Fehler weg. Sie beschleunigen die Arbeitsabläufe, sie verkürzen die Durchlaufzeiten und sie erhöhen generell die Effizienz.

Integration ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Daten in verschiedenen Anwendungen: Die Integration digitaler Technologien mit traditionellen Druckverfahren bildet die Brücke in die Zukunft. Sie erlaubt die nahtlose Vernetzung von Design-Software mit Content-Management-Systemen (CMS) und datengesteuerten Arbeitsprozessen.

Vereinfachte Zusammenarbeit: Die Arbeitsrichtlinien sind von Land zu Land unterschiedlich, aber die globalisierte Ökonomie ermöglicht uns den weltweiten Verkauf von Druckerzeugnissen. Automatisierung gepaart mit cloud-basierten Workflow-Lösungen fördert eine effizientere Kommunikation, schnellere Genehmigungen und kürzere Produktionszeiten.

Weniger Makulatur: Wo ineffiziente Arbeitsabläufe erkannt und beseitigt werden, gehören Nachdrucke, die aus Fehlern in der Produktion resultieren, der Vergangenheit an. Und wo Lieferantendaten genutzt sowie die Geschäftsprozesse mit den Produktionsprozessen integriert werden, erlaubt das eine bessere Verwaltung der Bestände, was wiederum den Abfall minimiert. Auch die Möglichkeit, bedarfsgerecht und in kleineren Mengen drucken zu können, vermindert überschüssige Bestände und den Abfall, der mit veralteten oder nicht genutzten Materialien einhergeht.

Automatisierte Arbeitsabläufe in der Druckproduktion erlauben höhere Effizienz und Qualität in der Produktion sowie mehr Flexibilität in der Terminplanung. Kurz: Sie erhöhen die Kapazität und verbessern bei jedem einzelnen Druckauftrag die Rentabilität.

Die Automatisierung und die zugehörige Prozesssteuerung erlauben Druckdienstleistern flexible Anpassungen an veränderte Anforderungen von Kundinnen und Kunden, die Integration digitaler Prozesse, die Verbesserung ihrer Effizienz und Kostensenkungen. Und sie stärkt die Kundenbindung. Wer mit optimierten Druckprozessen arbeitet, entscheidet sich für seine Wettbewerbsfähigkeit im digitalen Zeitalter – und gleichzeitig für die einzigartigen Vorteile und Qualitäten von Druckerzeugnissen.